الفرق في الغرض والتوقيت
عرض السعر يشرح ما تقترح تقديمه وتكلفته قبل اعتماد الطلب. الفاتورة توثق البنود والمبلغ المرتبط بالبيع أو الخدمة وفق الاتفاق. قد يتشابهان في الأسماء والأسعار، لكنهما يجيبان عن سؤالين مختلفين: «ما عرضك؟» و«ما تفاصيل المبلغ المستحق أو المسجل؟».
الأثر القانوني لأي مستند يعتمد على نصه والاتفاق والقواعد المحلية. المقارنة هنا تساعدك على تنظيم العمل، ولا تحكم على إلزامية المستند أو وضعه الضريبي.
مقارنة سريعة
| السؤال | عرض السعر | الفاتورة |
|---|---|---|
| متى أستخدمه؟ | عند تحديد النطاق والسعر قبل الاعتماد | لتوثيق البيع والمبلغ وفق الاتفاق |
| ما الذي يراجعه العميل؟ | ما يشمله العرض وما يستثنيه | البنود والكميات والإجمالي والدفع |
| ماذا لو تغيّر الطلب؟ | راجع العرض وأرسل نسخة واضحة | راجع المستند والتعامل المناسب مع التغيير |
| هل يؤثر في المخزون في تجاريو؟ | لا يخصم الكمية ولا يحجزها | بنود المنتجات المحفوظة تؤثر في الكمية |
مثال: تصميم منشورات لمتجر
طلب متجر تصميم ٥ منشورات. أرسل أولًا عرضًا يوضح عدد التصاميم، ما إذا كانت كتابة النصوص ضمن الخدمة، السعر، وطريقة التسليم. إذا طلب العميل إضافة منشورين، راجع العرض قبل بدء العمل.
بعد الاتفاق على ٧ منشورات، جهّز الفاتورة بناءً على الاتفاق الفعلي. لا تنسخ عرض الخمسة تلقائيًا وتفترض أنه ما زال صحيحًا. راجع اسم العميل والعدد والسعر وأي دفعات تم الاتفاق عليها.
أي مستند أرسل الآن؟
- إذا كان العميل يقارن الخيارات أو لم يعتمد النطاق، أرسل عرض سعر.
- إذا كان المطلوب توثيق البنود والمبلغ بعد الاتفاق، استخدم فاتورة مناسبة للمرحلة.
- إذا كانت معلومات الطلب ناقصة، اسأل عن الكمية أو النطاق قبل كتابة أي مستند.
- احتفظ بنسخة العرض المعتمد للمراجعة؛ لا تفترض أن كل تغيير في المحادثة وصل إلى النسخة القديمة.
تجنّب هذا الالتباس
لا تغيّر عنوان مستند من «عرض سعر» إلى «فاتورة» دون مراجعة محتواه. ولا تعد العميل بتوفر صنف اعتمادًا على عرض قديم؛ العرض ليس حجزًا للمخزون. راجع الكمية المتاحة عندما يصبح الطلب مؤكدًا.
صورة من مكتبة المنتج، وليست بيانات عميل حقيقي.